A-12, r. 8 - Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration de l’Ordre des agronomes du Québec

Updated to 1 January 2016

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chapitre A-12, r. 8

Règlement sur les modalités d’élection au Conseil d’administration de l’Ordre des agronomes du Québec

Loi sur les agronomes

(chapitre A-12, a. 3).

Code des professions

(chapitre C-26, a. 93, par. b).

SECTION I INTERPRÉTATION ET CHAMP D’APPLICATION

1. Le présent règlement régit l’élection du président et du vice-président de l’Ordre des agronomes du Québec.

Décision 94-11-02, a. 1.

2. Les articles 82 et 83 du Code de procédure civile (chapitre C-25.01) relatifs aux jours fériés s’appliquent au présent règlement.

Décision 94-11-02, a. 2; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

SECTION II FONCTION DU SECRÉTAIRE ET DÉSIGNATION DES SCRUTATEURS

3. Le secrétaire de l’Ordre est chargé de l’application du présent règlement; il surveille notamment le déroulement du vote.

Décision 94-11-02, a. 3.

4. Lorsque, entre le soixantième jour précédant la date de clôture du scrutin et le dixième jour suivant cette date, le secrétaire est candidat à l’élection, est empêché d’agir par suite d’absence ou de maladie ou refuse d’agir, il est remplacé par la personne désignée par le comité exécutif. Cette personne, dûment assermentée, assume, aux fins de l’élection, tous les droits et obligations du secrétaire auquel elle est substituée.

Décision 94-11-02, a. 4.

5. Le Conseil d’administration désigne 3 scrutateurs et 3 scrutateurs suppléants parmi les membres de l’Ordre qui ne sont ni membres du Conseil d’administration, ni employés de celui-ci.

Un scrutateur suppléant remplace un scrutateur lorsque ce dernier est candidat à l’élection ou empêché d’agir le jour du dépouillement du vote.

Décision 94-11-02, a. 5.

SECTION III CLÔTURE DU SCRUTIN

6. La clôture du scrutin est fixée au deuxième jeudi du mois de mai à 14 h ou, s’il s’agit d’un jour férié, à 14 h le premier jour ouvrable suivant. Les bulletins de vote doivent être reçus au siège avant la clôture du scrutin.

Décision 94-11-02, a. 6; Décision 2004-12-16, a. 1; Décision 2012-12-13, a. 1; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

SECTION IV ENTRÉE EN FONCTION DU PRÉSIDENT ET DU VICE-PRÉSIDENT

7. Le secrétaire déclare élus aux postes de président et de vice-président les candidats qui ont obtenu le plus de votes à chacun de ces postes.

Au cas d’égalité des voix à l’un de ces postes, le secrétaire procède immédiatement à un tirage au sort pour déterminer lequel des candidats est élu.

Les candidats déclarés élus entrent en fonction dès qu’ils sont déclarés élus.

Décision 94-11-02, a. 7.

SECTION V DURÉE DES MANDATS ET VACANCE

Décision 94-11-02, sec. V; Décision 2012-12-13, a. 2.

8. Le président et le vice-président sont élus pour un mandat de 2 ans.

Décision 94-11-02, a. 8.

8.1. Lorsqu’une vacance au poste de président survient dans la première moitié du mandat, une élection est tenue, pour la durée non écoulée du mandat, au suffrage universel des membres de l’Ordre par scrutin secret, selon les modalités prévues dans les sections II, IV, VI, VII et VIII, modifiées comme suit:

1°  le délai alloué au secrétaire pour la transmission des documents visés au premier alinéa de l’article 9 est prolongé jusqu’au 60e jour précédant la date de la clôture du scrutin;

2°  le délai alloué au candidat pour la transmission des documents visés à l’article 13 est prolongé jusqu’au 30e jour précédant la date de la clôture du scrutin.

Le Conseil d’administration fixe la clôture du scrutin à un jour ouvrable compris entre le 75e jour et le 90e jour suivant le début de la vacance, à 14 h. Les bulletins de vote doivent être reçus au siège de l’Ordre avant la clôture du scrutin.

Décision 2012-12-13, a. 3; N.I. 2016-01-01 (NCPC).

8.2. Lorsqu’une vacance au poste de président survient dans la seconde moitié du mandat, une élection est tenue, pour la durée non écoulée du mandat, au suffrage des administrateurs élus, qui élisent le président parmi eux par scrutin secret.

Décision 2012-12-13, a. 3.

SECTION VI FORMALITÉS PRÉALABLES AU VOTE

9. Entre le 90e jour et le 75e jour précédant celui de la clôture du scrutin, le secrétaire transmet à chaque membre de l’Ordre les documents suivants:

1°  un avis indiquant la date de la clôture du scrutin et les conditions requises par le Code des professions (chapitre C-26) pour être candidat et pour voter;

2°  un bulletin de présentation pour l’élection au poste de président ou de vice-président.

Décision 94-11-02, a. 9; Décision 2004-12-16, a. 2; Décision 2012-12-13, a. 4.

10. Le bulletin de présentation d’un candidat doit être signé par la personne qui pose sa candidature et doit également être signé par 5 membres de l’Ordre.

Une personne ne peut être candidate à la fois au poste de président et au poste de vice-président.

Décision 94-11-02, a. 10; Décision 2012-12-13, a. 5.

11. (Abrogé).

Décision 94-11-02, a. 11; Décision 2012-12-13, a. 6.

12. (Abrogé).

Décision 94-11-02, a. 12; Décision 2012-12-13, a. 6.

13. Au moins 40 jours avant la date de la clôture du scrutin, le candidat doit transmettre au secrétaire les documents suivants:

1°  son bulletin de présentation dûment rempli;

2°  une déclaration de candidature comprenant une présentation de son programme électoral sur le formulaire prescrit par l’Ordre;

3°  une photographie récente, mesurant au plus 5 cm × 7 cm;

4°  son curriculum vitae.

Sur réception de ces documents, le secrétaire remet au candidat un accusé de réception qui fait preuve de la candidature.

Décision 94-11-02, a. 13; Décision 2004-12-16, a. 3; Décision 2012-12-13, a. 7.

13.1. Dans les 5 jours suivant la date limite à laquelle les candidatures doivent être transmises au secrétaire, ce dernier diffuse sur le site Web de l’Ordre, dans la section réservée aux membres, les documents dûment remplis des candidats, à l’exception du bulletin de présentation.

Décision 2012-12-13, a. 8.

14. En plus des documents prévus à l’article 69 du Code des professions (chapitre C-26), et dans le délai fixé par cet article, le secrétaire de l’Ordre transmet à chacun des membres ayant droit de vote les documents suivants:

1°  les documents dûment remplis des candidats, à l’exception du bulletin de présentation;

2°  un bulletin de vote certifié par le secrétaire de l’Ordre indiquant le nom des candidats au poste de vice-président et une enveloppe destinée à recevoir ce bulletin de vote, sur laquelle sont écrits les mots «BULLETIN DE VOTE VICE-PRÉSIDENT» et le nom de l’Ordre;

3°  un avis informant les membres sur la façon de voter et d’utiliser les enveloppes ainsi que de l’heure et de la date limites où les enveloppes doivent être reçues à l’Ordre.

Décision 94-11-02, a. 14; Décision 2004-12-16, a. 4; Décision 2012-12-13, a. 9.

15. Le bulletin de vote au poste de président et de vice-président doit être certifié par le secrétaire et être imprimé sur le papier officiel de l’Ordre et contenir les renseignements suivants:

1°  le nom et le logo de l’Ordre;

2°  l’année de l’élection;

3°  le nom des candidats dans l’ordre alphabétique.

La certification du bulletin de vote peut se faire par fac-similé de la signature du secrétaire.

Décision 94-11-02, a. 15; Décision 97-06-19, a. 1; Décision 2012-12-13, a. 10.

16. Le secrétaire remet un nouveau bulletin de vote à un membre dont le bulletin a été détérioré, maculé, raturé ou perdu ou qui ne l’a pas reçu et qui atteste ce fait au moyen de la formule de serment fournie par le Conseil d’administration.

Décision 94-11-02, a. 16; Décision 2004-12-16, a. 5; Décision 2012-12-13, a. 11.

SECTION VII LE VOTE

17. Après avoir voté, l’électeur insère son bulletin de vote dans l’enveloppe intérieure prévue à cet effet qu’il cachette et insère dans l’enveloppe extérieure.

L’électeur appose ensuite sa signature sur l’endroit prévu à cet effet sur l’enveloppe extérieure. Il cachette cette dernière et la transmet au secrétaire de l’Ordre.

Décision 94-11-02, a. 17; Décision 2004-12-16, a. 6; Décision 2012-12-13, a. 12.

18. Sur réception des enveloppes extérieures qui lui parviennent avant la clôture du scrutin, le secrétaire enregistre les noms des électeurs. Sans les ouvrir, le secrétaire appose sur ces enveloppes la date de leur réception et ses initiales et les dépose dans une boîte de scrutin scellée.

Lorsqu’une enveloppe extérieure parvient au secrétaire la journée du scrutin, il y appose également l’heure de sa réception.

Décision 94-11-02, a. 18; Décision 2012-12-13, a. 13.

SECTION VIII OPÉRATIONS CONSÉCUTIVES AU VOTE

19. À l’heure fixée pour la clôture du scrutin, le secrétaire appose les derniers scellés sur les boîtes de scrutin lorsque le dépouillement du vote n’est pas effectué immédiatement après la clôture du scrutin.

En plus du secrétaire, les scrutateurs ont droit d’assister à l’apposition des scellés sur les boîtes de scrutin.

Décision 94-11-02, a. 19.

20. Le secrétaire et les scrutateurs prêtent serment selon la formule fournie par le Conseil d’administration.

Décision 94-11-02, a. 20; Décision 2012-12-13, a. 14.

21. Après la clôture du scrutin et au plus tard le dixième jour suivant cette date, le secrétaire procède au dépouillement du vote au siège de l’Ordre en présence des scrutateurs et, s’ils le désirent, des candidats ou de leurs représentants.

Les scrutateurs et les candidats ou leurs représentants sont convoqués pour cette fin par le secrétaire au moyen d’un avis écrit expédié au moins 3 jours avant la date fixée pour le dépouillement du vote.

Décision 94-11-02, a. 21.

22. Le secrétaire rejette, sans les ouvrir, les enveloppes extérieures qu’il juge non conformes au présent règlement ou à la loi ou qui proviennent de personnes qui n’étaient pas membres de l’Ordre le quarante-cinquième jour avant la date fixée pour la clôture du scrutin.

Décision 94-11-02, a. 22.

23. Si plusieurs enveloppes extérieures du même électeur parviennent au secrétaire, pour une élection à un même poste, ce dernier n’accepte que la première enveloppe reçue et rejette les autres.

Décision 94-11-02, a. 23.

24. Le secrétaire de l’Ordre ouvre chacune des enveloppes extérieures jugées conformes, vérifie si la signature de l’électeur y a été apposée à l’endroit prévu et en retire les enveloppes intérieures.

Il s’assure que les enveloppes extérieures jugées conformes ne puissent être associées aux enveloppes intérieures ou à leur contenu.

Le secrétaire de l’Ordre rejette, sans les ouvrir, les enveloppes intérieures qui portent une marque d’identification de l’électeur et les bulletins de vote qui ne sont pas insérés dans les enveloppes intérieures.

Décision 94-11-02, a. 24; Décision 2004-12-16, a. 7; Décision 2012-12-13, a. 15.

25. Après avoir examiné toutes les enveloppes intérieures, le secrétaire ouvre celles jugées conformes et en retire les bulletins de vote.

Il rejette un bulletin de vote:

1°  qui contient plus de marques que le nombre de postes à pourvoir;

2°  qui n’est pas certifié par le secrétaire ou qui n’a pas été fourni par lui;

3°  qui porte une marque permettant d’identifier l’électeur;

4°  qui a été marqué ailleurs que dans le ou les carrés réservés à l’exercice du droit de vote;

5°  qui n’a pas été marqué;

6°  sur lequel le votant s’est exprimé autrement que de la manière prévue à l’article 71 du Code;

7°  qui est détérioré, maculé ou raturé.

Décision 94-11-02, a. 25.

26. Aucun bulletin de vote ne doit être rejeté pour le seul motif que la marque inscrite dans l’un des carrés dépasse le carré réservé à l’exercice du droit de vote.

Décision 94-11-02, a. 26.

27. Le secrétaire considère toute contestation soulevée au sujet de la validité d’un bulletin de vote et en décide immédiatement.

Décision 94-11-02, a. 27.

28. (Abrogé).

Décision 94-11-02, a. 28; Décision 2012-12-13, a. 16.

29. Après avoir compté les bulletins de vote, le secrétaire dresse sous sa signature un relevé du scrutin pour l’élection du président et pour celle du vice-président.

Décision 94-11-02, a. 29; Décision 2012-12-13, a. 17.

30. Dès que les candidats sont déclarés élus, le secrétaire dépose dans des enveloppes distinctes les bulletins de vote jugés valides, les bulletins de vote rejetés et ceux qui n’ont pas été utilisés ainsi que toutes les enveloppes y compris celles rejetées conformément au présent règlement.

Il scelle ensuite ces enveloppes. Le secrétaire et les scrutateurs apposent leurs initiales sur les scellés.

Ces enveloppes sont conservées pendant une période de 6 mois après laquelle le secrétaire peut en disposer.

Décision 94-11-02, a. 30; Décision 2004-12-16, a. 8; Décision 2012-12-13, a. 18.

31. Dans les 24 heures suivant le dépouillement du vote, le secrétaire avise chacun des candidats du résultat de l’élection.

Le secrétaire doit transmettre une copie du relevé du scrutin à chacun des candidats. En outre, il doit soumettre une copie de ce relevé à la première réunion du Conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle des membres qui suivent l’élection.

Décision 94-11-02, a. 31.

SECTION IX DISPOSITIONS FINALES

32. Le présent règlement remplace le Règlement sur les modalités d’élection au Bureau de l’Ordre des agronomes du Québec (R.R.Q., 1981, c. A-12, r. 8).

Décision 94-11-02, a. 32.

33. (Omis).

Décision 94-11-02, a. 33.

ANNEXE I

(Abrogée)

Décision 94-11-02, Ann. I; Décision 2004-12-16, a. 9; Décision 2012-12-13, a. 19.

ANNEXE II

(Abrogée)

Décision 94-11-02, Ann. II; Décision 2004-12-16, a. 9; Décision 2012-12-13, a. 19.

ANNEXE III

(Abrogée)

Décision 94-11-02, Ann. III; Décision 2004-12-16, a. 9; Décision 2012-12-13, a. 19.

ANNEXE IV

(Abrogée)

Décision 94-11-02, Ann. IV; Décision 2004-12-16, a. 9; Décision 2012-12-13, a. 19.

ANNEXE V

(Abrogée)

Décision 94-11-02, Ann. V; Décision 2012-12-13, a. 19.

ANNEXE VI

(Abrogée)

Décision 94-11-02, Ann. VI; Décision 2012-12-13, a. 19.

ANNEXE VII

(Abrogée)

Décision 94-11-02, Ann. VII; Décision 2012-12-13, a. 19.

ANNEXE VIII

(Abrogée)

Décision 94-11-02, Ann. VIII; Décision 2012-12-13, a. 19.

ANNEXE IX

(Abrogée)

Décision 94-11-02, Ann. IX; Décision 2012-12-13, a. 19.

RÉFÉRENCES

Décision 94-11-02, 1994 G.O. 2, 6626

Décision 97-06-19, 1997 G.O. 2, 4702

Décision 2004-12-16, 2005 G.O. 2, 35

L.Q. 2008, c. 11, a. 212

Décision 2012-12-13, 2013 G.O. 2, 62